Excel中的主要功能包括基础操作、图表与图形、公式与函数、数据透视表及宏与VBA五大类,公式与函数是其中最有魅力的一部分,它的使用可以贯穿其他4个部分。如果想要发挥好其他几部分的功能,首先需要掌握一定的函数与公式方面的使用技巧。
有高手课的Excel精品课,Excel函数与公式功能的入门是非常容易的,一个新手通过短暂的学习,很快就可以开始构建满足自己需求的计算公式,并且能够使用一些简单的函数。但要深入下去,还有非常多的内容需要研究。
作为函数与公式的学习者,应该充分了解公式的核心价值。简单的计算功能并不能体现一个公式的核心价值,还有一个重要的组成部分,就是能够建立数据之间的关联。
在工作表中可能有很多数据,这些数据起初都是零散的,尽管它们可能以表格的形式存在,但单元格与单元格之间并没有任何的联系。如果在工作表中写入一些公式,就能够以自己的思维方式和算法,将这些零散数据重新进行组合编排,建立起联系。
这里的重新组合并不是只改变一个单元格的地址,而是从逻辑关系上建立起一定的联系,在通过公式功能完成数据计算汇总的同时,创建一个能够长期有效使用的计算模型。任何时候只要根据这个模型的规则改变源数据,最终的结果将会实时更新,而不需要用户重新进行设置。
学习函数与公式虽然没有捷径,但也要讲究方法。本文以作者自身的体会和无数Excel高手的学习心得总结而来,教给大家正确的学习方法和思路,让大家能够举一反三,通过自己的实践来获取更多的进步。
01 学习函数很难吗
“学习函数很难吗?”这是很多新手在学习函数与公式之初最关心的问题。
在刚刚接触函数与公式时,面对陌生的函数名称和密密麻麻的参数说明的确会心存畏惧。任何武功都是讲究套路的,只要肯用心,一旦熟悉了基本的套路章法,函数与公式的学习就不再艰难。
“我英文不好,能学好函数吗?”这也是初学者比较关心的问题。
其实这个担心是完全多余的,如果你的英文能达到初中水平,学习函数与公式就足够了。有些名称特别长的函数,也不需要用户全部记住,从Excel 2007开始,增加了屏幕提示功能,可以帮助用户快速选择适合的函数,这个功能对于有“英文恐惧症”的同学来说无疑是一个福音。
Excel 2016中的函数有400多个,是不是每个函数都要学习呢?答案是否定的。
实际工作中,常用函数有30~50个,像财务函数、工程函数等专业性比较强的函数,只有与该领域有关的用户才会用得多一些。只要将常用函数的用法弄懂理顺了,再去学习那些不常用的函数,理解起来也就没那么困难了。
如果能对这几十个常用函数有比较透彻的理解,再加上熟悉了它们的组合应用,就可以应对工作中的大部分问题了。其余的函数,有时间可以大致地浏览一下,能够有一个初步的印象,这样在处理实际问题时,更容易快速找到适合的函数。并非会使用很多个函数才能算得上是函数高手,真正的高手往往是将简单的函数进行巧妙地组合,衍生出精妙的应用。
万事开头难,当我们开启了函数的大门,就会进入一个全新的领域,无数个函数就像是整装待发的士兵,在等你调遣指挥。要知道,学习是一个加速度的过程,只要理解了基础的东西,后面的学习就会越来越轻松。
02 从哪里学起
长城不是一天修建的,函数与公式也不是一天就能够学会的,不要试图能够有一本可以一夜精通的函数秘籍,循序渐进、积少成多才是每个高手的必经之路。
在开始学习阶段,除了阅读图书、学习基础理论知识,建议大家多到一些Office学习论坛去看一看免费的教程。比如【高手课】【知识兔】,就为广大Excel爱好者提供了广阔的学习平台,里面都是难得的免费学习教程。
从需求出发,学以致用。从实际工作需求出发,努力用函数与公式来解决实际问题,这是学习的动力源泉。
虽然基础理论是很枯燥的,但也是必需的。就像练习武功要先扎马步一样,学习Excel函数与公式,要先从理解最基础的单元格地址、相对引用和绝对引用开始。千万不要急于求成,在开始阶段就去尝试理解复杂的数组公式或是嵌套公式,这样只会增加挫败感。
在公式基础这一部分,应该重点掌握公式是如何构建的,如何编辑处理公式,分别用在什么地方,公式中应如何处理单元格的引用,也就是要重点关注单元格的引用范围和引用类型。
从简单公式入手,掌握公式的逻辑关系和功能,是初期学习阶段的最佳切入点。对复杂的公式,要逐步学会分段剖析,了解各部分的功能和作用,层层化解,逐个击破。
学会了简单的公式之后,还应该学会如何在工作中使用函数,了解函数的用途,了解都有哪些函数可以供我们使用,它们各有什么用途,如何选择适合的函数来进行计算。
随着了解的不断广泛和深入,应该开始学习如何将不同的函数嵌套在一起使用,因为单个函数的功能是有限的、单一的,如果能够按照计算要求把不同的函数嵌套在一起,将一个函数的结果作为另一函数的参数进行组合使用,计算和处理的功能将得到大大加强。
03 如何深入学习
进军高级的用户,应该向数组公式方面的知识迈进。数组公式也是公式的一种,能够执行多重计算任务,可以完成较为复杂的运算处理。
除了以上的这些内容,当你发现有些问题可能不适合用现有的函数来解决,即使用数组公式也比较麻烦,这个时候如果有VBA的一些基础知识,就可以使用VBA代码写一些自定义的函数,完成个性化的统计汇总要求。
带着问题学习是最有效的学习方法。不懂就问,多看别人写的公式,多看有关Excel函数与公式的书籍、示例,这对于提高应用函数的能力有着重要的作用。
当然,仅仅通过看书还不够,还要多动手练习,观赏马术表演和自己骑马的感受是不一样的。很多时候,我们看别人的操作轻车熟路,感觉没有什么难度,但是当自己动手时才发现远没有看到的那样简单。熟能生巧,只有自己多动手、多练习,才能更快地练就驰骋千里的真本领。
有人说,兴趣是最好的老师。但是除了一些天生的学霸,对于大多数人来说,能对学习产生兴趣是件很不容易的事情。除了兴趣之外,深入学习Excel函数与公式的另一个诀窍就是坚持。当我们想去解决一件事时,就有一千种方法;如果不想解决这件事,就有一万个理由。学习函数与公式也是如此,不懈的坚持是通晓函数与公式的催化剂。冰冻三尺非一日之寒,三天打鱼两天晒网的态度很难学好函数与公式。放弃是最容易的,但绝不是最轻松的,在职场如战场的今天,有谁敢轻易说放弃呢?
分享也是促进深入学习的一个重要方法,当我们对函数与公式有了一些最基本的了解后,就可以用自己的知识来帮助别人了。Excel Home论坛每天有数以千计的求助帖子,都是练手学习的好素材。不要觉得自己的水平太低而怕别人嘲笑,能用自己的知识帮到别人是一件很惬意的事情。在帮助别人的过程中,可以看看高手的公式是怎样写的,对比一下和自己的解题思路有什么不同。有些时候,“现学现卖”也是不错的学习方法。
如果在学习中遇到问题了,除了在网上搜索类似的问题,也可以在高手课、知识论等论坛求助。求助时也是讲究技巧的,相对于“跪求”“急救”等词汇,对问题明确清晰的表述会更容易得到高手们的帮助。
提问之前,自己先要厘清思路:我的数据关系是怎样的?问题的处理规则明确吗?希望得到什么样的结果呢?很多时候问题没有及时解决,不是问题本身太复杂,而是因为自己不会提问,翻来覆去说不到点子上。
在高手课、知识兔上很多文章的解题思路堪称精妙。对一些让人眼前一亮的帖子可以收藏起来慢慢消化吸收。但是千万不要以为下载了就是学会了,很多人往往只热衷于下载资料,而一旦下载完成,则热情不再,那些资料也就“一入硬盘深似海”了。
微博和微信也是不错的学习平台,随着越来越多传统网站和精英人物的加入,其中的学习资源也丰富起来。只需要登录自己的账号,然后关注那些经常分享Excel应用知识的微博和微信公众号,就可以源源不断地接收新内容推送。
万丈高楼平地起,当将我们能将Excel函数与公式学以致用,并能够应用Excel函数与公式创造性地对实际问题提出解决方案时,就会实现在Excel函数领域中自由驰骋的目标。